1Zamanınızı Nakit Para gibi Düşünüp onu Hesaplayın !

  • Olmayacak işlere vakit harcamayın
  • Yardımcılarınızdan ve elemanlarınızdan etkin bir şekilde yararlanmayı bilin
  • Kendiniz ve birlikte çalıştığınız insanların özel sorunlarına gereğinden fazla vzaman ayırmayın
  • Açık kapı politikanızı sınırlandırın
  • İşi bitirdiğinizde bırakmayı bilin
  • Mali bütçede olduğu gibi zaman bütçesinde de kayıt tutun.

Joker Zamanınız Olsun

Hiç bir zaman her şey planladığımız gibi aynen gerçekleşmez. Bu nedenle çalışma süremizin, ortalama % 60 kadar kısmını planlamamız doğru olacaktır. Zamanımızın % 100 'ünü veya buna yakın oranını planlamamız önceden tahmin edilemeyen, süreleri bilinmeyen durumlar nedeniyle imkansızdır. Bu nedenle bu durumlar için yedek zaman ayırmalıyız. Zamanımızı planlarken 3 ana kategoride değerlendirmeliyiz.

% 60 planlanmış işler için,

B- % 20 planlanmamış aniden çıkan, zaman çalan durumlar için,

C- % 20 sosyal faaliyetler ( çeşitli özel durumlar)

2ABC ANALİZİ : Bu analiz önceliklerin tespitinde kullanılan bir metottur. ABC analizi zaman kullanımında değer analizi yapılması ile olur. Yapılması gereken tüm işler aynı öneme sahip değillerdir. İşimizi taşıdıkları değerlere göre belli kategorilere ayırmak sizin tasarrufunuzdadır. Örneğin: Hayatınızdaki işlerin önem sırasına göre A grubundaki işler çok önemli, B grubundaki işleri önemli, C grubundaki işleri daha az önemli . rutin v.s. olarak sınıflandırabiliriz.

DOĞRU İŞİ YAPMAK, İŞİ DOĞRU YAPMAKTAN İYİDİR.”

Zamanınızı yönetemediğiniz takdirde, zamanınızın büyük bölümü önemsiz işler için ayrılmış oluyor.

En önemli işler; sahibi sorumlu kişi ya da grup tarafından yapılır, bir başka kişi ya da gruba devredilemez.

3Orta ya da vasat düzeyde olan işler. Bir başka elemana devredilebilir.

En az değere sahip işler ise rutin işler, okumak, telefon, haberleşme, günlük idari işler, önemsiz toplanı, ani ziyaretler

Burada yalnızca önemli işlerin halledilmesini ve önemsiz işlerin de bir kenara bırakılmasını öngörmüyoruz. Aksine tüm bu işleri taşıdıkları öneme göre belirli bir öncelik sırasına koyarsak bir iş günü en verimli şekilde değerlendirilmiş olur onu vurgulamaya çalışıyoruz.

Günlük zaman yönetimini de şöyle yapabiliriz. A grubu işlerinden yalnızca bir veya ikisini planımıza alabiliriz. ( Örneğin; ortalama 3 saat süre için) B grubu işlerinden iki yada üçünü ortalama 1 saat süre ile günlük planımızda değerlendirebiliriz.. C grubu işler içinde ortalama 45 dakika ya da 1 saat süre ayırabiliriz.

Zamanınızı Yönetmek İçin Sorunun Özüne İniyoruz!

  • İş görme gücü yada kişisel randıman en yüksek olduğu zaman öğle öncesidir, bu öğleden sonra düşüş gösterir ve akşam üstüne doğru tekrar yükselir, daha sonra düşme başlar, gece yarısından birkaç saat sonra en düşük seviyeye iner. Ama önemli olan kişinin kendi biyolojik ritmini bulabilmesidir.4

  • En uygun dinlenme zamanının 1 saatlik çalışma sonunda olduğunu ortaya koyuyor. Bu dinlenme süresinin ise azami olarak 10 dakika olması gerektiğini, çünkü en verimli ve etkili dinlenmenin ilk on dakika içinde gerçekleştiğini, bu süre aşıldığında dinlenmenin etki ve verimliliğinin süratle azaldığını belirtiyorlar. 1 saatlik çalışma sonunda en fazla 10 dakika ara verin. Verimli ve etkin çalışabilmek için düzenli ve kısa aralar vermelisiniz. Bu sizi işinizde daha başarılı kılar. Günlük planınızda düzenli ve kısa aralar öngörebilirsiniz En çok rahatsız edildiğimiz saatlerde en az önemli işlerimizi halledebiliriz.

  • 5Erteleme, insanı güçsüz düşüren, aciz bırakan bulaşıcı bir hastalıktır. En kötüsü, bir alışkanlığa ve yaşam biçimine dönüştürülmesidir. Bir işi ertelemenin nedenlerine yani sorunun kökenine inip ilkönce bunları çözmek gerekiyor. Neden sorusunu sorarak maddelere başlıyorum! Bu iş çok büyük, nereden başlayacağımı bilemiyorum? vBu iş, çok güç bir karar vermemi gerektiriyor, ne yapacağımı bilemiyorum!? vBu iş hiç hoş olmayan bir şey yapmamı gerektiriyor! vKendimi pek iyi hissetmiyorum ve bu iş için yeterli enerjim yok vSabah/öğleden sonra ilk saatlerde işe başlamakta güçlük çekiyorum vİşlerimi kolay kolay bitiremiyorum! Erteleme krizinden sonra, kendinizi sorgulayın.

  • MASANIZ VE ÇALIŞMA ALANI Yöneticilerin üçte birinin, düzensizlik sorunu bulunmaktadır; bunun bir belirtisi de karışık bir masadır. vGelen belgelerle başa çıkmak vAsıl sorunu bulmak vHer şeyi niye masanın üstüne koyuyorsunuz? Dosyalama sistemleri yapın. Düzen içerisinde yaşayın,

  • ALIŞKANLIKLAR Alışkanlıklar yaşamın yapı taşlarıdır. Alışkanlıklarımız olmaksızın bu biçimde yaşayamayız. ·Fakat bize zamanı harcatan alışkanlıklarımızı değiştirmeli yada terk etmeliyiz. Alışkanlıklarınızı nasıl değiştirebiliriz; ·Nasıl bir değişiklik yapmak istediğinize karar verin ve hemen bu değişikliği yapın. ·Bir anda çok şey değiştirmeye kalkmayın. İlk değişiklikte ustalaştıktan sonra ikincisine geçin. ·Yeni davranışınız için kendinize net ve ölçülebilir başarı standartları belirleyin. ·Asla ve asla istisna kabul etmeyin. ·Sonuçların aniden düzelmesini beklemeyin hayal kırıklığı olur. Bu iş zaman ve çaba gerektirebilir. Başarı için planlama ·Bize yön vermesi için hedeflere, bu hedeflere ulaşmak için plan yapmaya gereksinimimiz vardır ve kat ettiğimiz yolu bu planla düzenli olarak karşılaştırmalıyız. Planlamada, ani ve acil işler için zaman toleransı bırakın ama bu boşluğu rezerv işlerle besleyin.