Bu yazımızda özel sektörde önemli bir firmada bütçe yöneticisi olarak görev alan, aynı zamanda bunu teorik alanda da çalışmalarıyla da destekleyen Sayın Süha Özmen’le, bütçe yönetimi üzerine sesli düşüneceğiz, ideal olan sistemi her yönüyle ele alacağız, şimdi çok keyifli ve yoğun geçen sohbetimize başlayalım.

Merdiye – Süha Bey merhaba bu konuşmamızda Bütçe ve planlama konusuna değineceğiz. Bize kısaca kendinizi tanıtıp bütçe ile ilgilenme sebebinizi anlatır mısın?
Süha - Üniversitede aldığım Ekonometri eğitiminde kamu sektörü ve devlet planlamada kullanılan yöntemleri öğrenmiştik. Makro ekonomi politikalarını test etmek için kullanılan matematiksel ve istatistiksel yöntemlerin bir karması olan test yöntemleri ile uğraşıyorduk. Ayrıca o dönemde şimdiki gibi bilgisayar olmadığı için planlama matrislerini, doğrusal problemleri gibi vs yöntemleri elle çözüyor ve saatlerle ölçülen bir zamanla çözebiliyorduk. Sonuçta mezun oldum kafamda bir sürü teorik bilgiler ve gerçek hayatla ilintisi olmayacak şekilde iş görüşmelerine gidiyordum. Sonra bir basın firmasında iş hayatına başladım ve orada Maliyet Muhasebe biriminde çalışırken çok şanslı olduğumu anladım. Bütçe çalışmasına başlanmış ve bütçe kitapçığı ile faaliyet raporlarının hazırlandığı bir birimdeydim orada gördüklerimin okuldaki bilgilerle hiç alakası yoktu. Mikro bazda bir çalışmaydı ve bölümler masraf merkezleri biçiminde kodlanarak muhasebe hesap planının sonuna kırılım olarak eklenmiş ve kayıtlar ona göre yapılmaktaydı. Bütçe dönemi başlangıcında ilk başta bir bütçe çalışması takvimi oluşturuluyordu. Bu sayede planlamacılığın işletme bazında neler gerektirdiğini öğrendim..Gider Bütçesi oluşturulması işlemleri; geçmiş dönem değerleri aylık değerler ve gider isimleri biçiminde tablo olarak hazırlanıyordu ve bu tablolar ilgili bölümlere gönderilerek tarih verilerek geri bildirimi sağlanıyordu. Daha sonra geri dönüş yapılan bütçe tabloları yönetimin onayına sunularak son aşamaya geliniyordu. Ay sonlarında bütçe ve fiili değerler karşılaştırılarak bütçe sapmaları analizine göre ilgili sorgulamalar yapılırdı.

Merdiye - Bu konuşmadan da anlaşıldığı gibi konuşmamızın çerçevesi gider bütçesi yapılması konusu ile sınırlandırılmıştır. Yazılarımızın her bölümünde bütçe çeşitlerinin tek tek işleyeceğiz. Gider bütçesi yapılırken en çok hangi kalemler dikkate alınmakta. Kısacası hangi kalemlere öncelik verilmektedir.
Süha- Bütçe yapılırken en önemli özellik bütçe içerisinde hacim büyüklüğüdür. Bunu tespit etmek içinde pareto analizi ile tespit edebiliriz ya da hiçbir şey yapamıyorsanız büyük değerlerden küçük değerler göre sırlama yaparsanız daha kolay planlama yapabilirisiniz. Pareto analizini kullanırsanız daha derin bir analiz yapılmasını sağlarsınız. Burada bunu yapmanız şu faydayı sağlar düşük değerli gider isimleri üstte en altlarda da yüksek tutarlı gider isimleri olduğunda dikkatinizi toplamanız daha zordur.
Tabii bu anlattıklarım, veri bankası geçmiş değerlerin zengin olduğu ve sıfır tabanlı olmayan bir bütçe yapmaya kararlı işletmeler için geçerlidir. Geçmişe ait verilerde ne kadar geriye gidebiliyorsanız o kadar etkili bütçe yapabilirsiniz. Bu konuşmamız çerçevesinde okuyucuları tablolara ve rakamlar boğmamaya çalışıyorum. Sadece burada Bütçe konusunda bir fikir edindirme ve okuyuculara bir ufuk katma amacıyla sizinle sohbeti kabul ettim. Eğer istenilirse ilerde ayrıntılı tablolarla anlatımı yapılmış bütçe simulasyonları yapabiliriz.

Merdiye – Süha bey Bütçe denilince ilk aklana gelmesi gereken nedir?
Süha – Bütçe bir planlama aracıdır. Yönetimin işlevlerinden birisidir. Ancak şu anlaşılmamalıdır. Rakamlara boğulmuş bir tablolar demeti olmaktan öte yorumlaması yapılabilen ve varsayımlarla güçlendirilmiş, birbirinin zıttı olabilecek senaryolara göre hazırlanan bütçelerin etkili sonuçları olduğu bilinmelidir.

Merdiye – Bu senaryolar konusunu biraz açabilir miyiz?
Süha – Senaryolardan kastım bütçenizi oluştururken Doların sabit kalacağını varsayarsınız ve bütün hesaplamalarınızı ona göre yapar ve toplam ithalatınızın değerini bu şekilde bütçelersiniz bunun karşısında da Suriye’de ve diğer ülkelerdeki gelişmelere göre Doların ülkeniz Parası karşısında % 20 değer kazanacağını alternatif bir senaryoyla planlar ve başka bir ithalat değeri bütçelersiniz ve bunlara A planı ve B planı şeklinde yönetime sunarsınız.

Merdiye – Bütçe konusuna ülkemizde nasıl bakılmaktadır Özellikle işletmelerde Patronlar ne düşünmekteler.
Süha – Ülkemizde özel girişim 24 Ocak 1980 kararları sonrasında hızla ivme kazanmaya başladı günümüzde ise Kobi olarak adlandırılan küçük ölçekli işletmeler gün geçtikçe büyümeye ve holdingleşmeye doğru gitmekteler. İşletmecilik yeni yeni öğrenilmeye başlanıyor. Bilgisayarların yardımıyla da artık en ince ayrıntılara kadar inilerek gerekli hesaplalar yapılabilmekte. Ancak Planlamalar işletmenin günlük işleyişi içerisinde çıkan anlık sorunlara göre yapılmaya çalışılmaktadır detaylı analizler yapılmıyor . Bu da planlamanın işlevini kaybetmesine neden olmaktadır. Çünkü siz geleceği planlamıyor sadece içinde olduğunuz durumu planlamaya çalışıyor başka sorunlar çıktığında da geleceği başka araçlarla tekrar planlamaya çalışıyorsunuz. Bu da, işletmeyi kuyruğunu yakalamaya çalışan ama bir türlü beceremeyen kedi vaziyetine düşürüyor. Aslında esas hata, bizde uzmanlaşma yok herkes her şeyi bildiğini zannediyor, her konuda konuşuyor. Yapılan toplantılarda, laf cambazlıklarıyla gün kurtarılmaya çalışılıp kafaların bulandırılmasına sebep oluyor. Uzmanların önünü tıkanıyor. Çalışanlar kendi tecrübeli oldukları alanlarda fikir yürütüp diğer konuları uzmanlarına bırakmalıdır. Şu hastalığı her zaman, özellikle de toplantılarda teşhis etme imkânım oldu. Kendi tecrübesizliği ya da hatalarını örtmek için diğer departmanların açıklarını ortaya koymaya çalışmak bu çok büyük eksiklik. Bu durum biz kültürü yerine ben kültürünü ortaya çıkarmanın sonucudur. Takım çalışmasından söz etmek için çalışanların ben bu takımdan kişisel olarak ne fayda sağlayabilirim yerine ben nasıl katkıda bulunabilirim diye düşünmelidir. Bu şekilde yaklaşılırsa sonuç olarak kişisel faydanızı zaten maksimuma ulaştırmış olursunuz.
Toplantılar sonucunda alınan kararlar defterlere yazıldığında kimse sonraki toplantılarda bu kararları okumadan giriyor ve kararlardaki tutarlılıklar gözden geçirilmiyor. Kobilerde yaşanan en büyük eksiklikler budur bence. 2 toplantı öncesinde alınan kararın tam zıttı bir karar alınabiliyor ya da alınabilir. Bilmiyorum ne demek istediğimi tam olarak anlatabildim mi?

Merdiye - Evet Süha bey gayet açık anlattınız.
Süha – Bu anlattıklarımdan çıkarabileceğiniz en önemli sonuç; Bütçeler işletmenin işleyişi içerisinde aykırı ve fantezi sayılabilecek bir araç olarak değil tam tersi işletme işleyişi ile birlikte gerekli olmazsa olmaz bir araç olarak düşünülmelidir. Diğer işletme çalışanları açısından tecrübelerim Bütçe; hep gereksiz ve lüzumsuz olarak görülmektedir.

Merdiye – Peki bu düşüncenin değişeceği umudunu taşıyor musunuz?
Süha – Tabii değişecek. İşletmecilik konusunda yeni olduğumuzu söylemiştim. Bundan 20 yıl sonra değişik bir Türkiye göreceğiz. Sosyolojik değişimini tamamlamış bir ülke. Bizim zamanımızda 27 üniversite vardı ve Üniversite okumak için büyükşehirlere gidiliyor. Orda okuyan öğrenciler bir daha geri dönmüyorlardı. Şimdi her ilde bir üniversite ve her üniversitede de İşletme bölümü var. İşletmecilik kolayca öğrenilebiliyor. Kitapçılarda İş yönetimi kitapları sınırsız denilebilecek sayıda. Biz öğrenciyken sadece kütüphanelerden sınırlı sayıda imkânla yaralanıyorduk. Bütçe ile ilgili kaynaklarda artık bol miktarda. Üniversitelerde Doktora ve Yüksek lisans tezlerini internetten bile okuyabiliyoruz. Ben bir anımı anlatarak bitireyim isterseniz. 1965 yılında Altman soyadlı bir istatistikçi Z testi diye bir çok değişkenli analiz ile firmaların iflas risklerini tahmin etmiş. Bu makaleyi bulmak için araştırma yaptım. İstanbul’da sadece Boğaziçi ve İstanbul Teknik Üniversitesi kütüphanesinde olduğunu öğrendim. Teknik üniversite kütüphanesinde ilgili makale bulunamadı Boğaziçi üniversitesinde giriş paralıydı. Başka şekilde bulma ümidiyle 1 ay bu makaleyi aradım. Daha sonra bizim fakültede Targan Ünal isimli bir hocamızda bu makaleyi buldum Şimdi internetten istediğin anda bulabilirsin. Kısacası gelecek daima sorunların çözülebildiğini göstermiştir. Başka sorunlar çıkmıyor değil o sorular da elbet çözülecektir yeter ki sabır, gayret ve umut anahtar bu bence. Birde şunu söylemek lazım ellerimizdeki kitapları fildişi kulelerde saklayıp kendimizi avutacağımıza başkalarının okumasını sağlamalıyız.

Merdiye – Süha Bey çok teşekkür ederim. Bir sonraki sohbetimiz Üretim bütçesi konusunda görüşmek üzere
Süha – Merdiye hanım bende teşekkür ederim.